Bawaslu Babel Dorong Optimalisasi Penyimpanan Dokumen Lewat OPDATIN

TerabasNews, Pangkalpinang, Bawaslu Babel — Bawaslu Provinsi Kepulauan Bangka Belitung mendorong percepatan digitalisasi arsip dokumen melalui penerapan OPDATIN (Optimalisasi Pengelolaan Data dan Informasi) sebagai pusat layanan data yang terintegrasi. Langkah ini ditegaskan oleh Kepala Bagian Pengawasan dan Humas, Rogrius Sinulingga, dalam kegiatan Sosialisasi Penggunaan OPDATIN yang diikuti seluruh perwakilan bagiandi Sekretaroat Bawaslu Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.
Rogrius menjelaskan bahwa selama ini proses pengumpulan dokumen di Bawaslu Babel masih dilakukan secara manual, sehingga bagian Data dan Informasi (Datin) kerap mengalami keterlambatan pembaruan arsip dari bagian lain. Melalui OPDATIN, seluruh arsip akan tersentralisasi sesuai ketentuan sehingga layanan data dan informasi publik dapat dilakukan lebih cepat, akurat, dan berstandart birokrasi,
“Selama ini Datin harus meminta dokumen secara manual, dan pembaruan arsip sering terlambat karena bagian lain sibuk dengan tugasnya masing-masing. Ke depan, seluruh arsip dokumen harus terpusat di Datin, termasuk pengaturan apakah suatu dokumen dapat dibagikan atau termasuk dokumen dikecualikan,” ujar Rogrius.
Ia menegaskan bahwa digitalisasi adalah tuntutan zaman yang harus diadopsi ASN untuk meningkatkan efektivitas kerja. Melalui OPDATIN, setiap PIC dari masing-masing unit kerja bertanggung jawab mengunggah, memperbarui, dan mengelola arsip dokumen secara berkala. Dalam sosialisasi tersebut, Rogrius juga memaparkan sejumlah fitur teknis OPDATIN, antara lain unggah arsip dokumen berbagai jenis, pengisian ringkasan dokumen,klasifikasi jenis informasi (setiap saat, berkala, serta-merta), pengaturan retensi arsip, serta rekap otomatis untuk memantau jenis dan jumlah dokumen yang terunggah.
Sistem ini, lanjutnya, mempermudah proses penyerahan arsip karena dapat dilakukan dari mana saja dengan penyimpanan berbasis digital yang memiliki sistem cadangan. Meski hosting masih sederhana, OPDATIN dinilai cukup untuk memulai integrasi arsip secara bertahap dan akan terus dikembangkan terutama dari sisi keamanan.
Dijelaskannya bahwa setiap PIC hanya dapat mengakses arsip pada bagiannya masing-masing, sementara administrator memiliki akses penuh untuk menambah pengguna serta mengunduh seluruh dokumen. Untuk dokumen sensitif seperti kajian yang masih berlangsung, penyerahan tetap bisa dilakukan secara manual.
“Kegiatan sosialisasi ini juga disertai uji coba langsung, saya minta setiap PIC diminta mengunggah dokumen dari unit kerjanya. Rogrius menekankan bahwa hal terpenting saat ini adalah membangun kebiasaan unggah dokumen agar kuantitas dan kualitas arsip digital terus meningkat. Yang terpenting semua bagian mulai menggunakan OPDATIN. Kuantitas dokumennya bisa berkembang seiring kebiasaan unggah. Harapannya nanti sistem ini mendukung pengambilan kebijakan lebih cepat dan akurat,” tambahnya.
Sosialisasi OPDATIN ini menjadi langkah awal Bawaslu Babel dalam memperkuat tata kelola arsip terintegrasi yang mendukung transparansi, profesionalitas, dan peningkatan kualitas pelayanan data dan informasi publik khususnya di Bawaslu Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.